مقررات

مقررات

عضویت

عضویت در انجمن فرهنگی ایرانیان امتیاز ویژه ای است که باید بین افرادی که به ارزش های آن باور داشته و برای ارتقاء آن می کوشند گسترش یابد. عضویت در این جامعه برای همه افراد با هر جنسیت، نژاد، مذهب یا باور سیاسی آزاد است.
  1. هر ایرانی (یا بستگان غیر ایرانی وی)بالای 18 سال سن ساکن در استان آلبرتا پس از پرداخت حق عضویت می تواند عضو شود. دانشجویان و افرد زیر 18 سال نیز میتوانند با تخفیف ویژه به عضویت در آیند. عضویت برای افراد بالای 65 سال رایگان است. اشخاص غیر ایرانی پس از پرداخت حق عضویت میتوانند به صورت همکار به عضویت در آیند اما حق رای دادن نخواهند داشت.
  2. هر کسی میتواند عضویت خود را پس از مطلع کرد ن هیئت مدیره لغو نماید.
  3. عضویت افراد در صورت عدم پرداخت حق عضویت سالانه تا زمان پرداخت بدهی به طور خودکار تعلیق می گردد.
  4. چنانچه عضوی به هر دلیلی نسبت به اصول انجمن خطا کار شناخته شود، هشداری کتبی از سوی هیئت مدیره مبنی بر تعلیق یا اخراج وی دریافت خواهد کرد. در این هشدارنامه علت تعلیق یا اخراج نیز توضیح داده خواهد شد. به این ترتیب شخص مورد نظر از این شانس برخوردار خواهد بود که نزد هیئت مدیره حاضر شده و توضیح دهد. هیئت مدیره ممکن است اجازه دهد که وی در معیت شخص دیگری به عنوان عضو باقی بماند.
  5. "عضو خوش سابقه" به کسی گفته میشود که دیون خود را پرداخته، عضویت خود را لغو ننموده، تعلیق و یا اخراج نیز نشده باشد.
  6. مبلغ حق عضویت برای افراد عادی، دانشجویان، افراد زیر 18 سال و همکاران غیر ایرانی توسط هیئت مدیره تعیین می گردد و هر زمان ممکن است تغییر کند.
  7. عضویت یک ساله بوده و پس از پرداخت حق عضویت برای یک سال از تاریخ پرداخت اعتبار خواهد داشت.

هیئت مدیره


فعالیت های این سازمان باید توسط هیئت مدیره ای مرکب از حداقل ۶ و حداکثر ۸ نفر که از بین اعضای انجمن انتخاب میشوند مدیریت شود. این هیئت کار هدایت و اداره انجمن را انجام میدهد.


هیئت مدیره تشکیل شده است از 4 افسر به شرح زیر: 1) رئیس 2) معاون 3) خزانه دار 4) منشی ، 5 و6 ) دو نفر عضو هیئت (کارپرداز) ، و همچنین رئیس یا یکی از اعضای هیئت مدیره پیشین که البته حق رای ندارد.


هیئت مدیره باید طی یک رای گیری توسط اعضای خوش سابقه و در اجلاس عمومی سالانه انجمن انتخاب شوند. تخصیص سمت بین اعضای هیئت به دو طریق امکان پذیر است. اول اینکه اعضای هیئت خودشان سمت ها را تقسیم کنند. دوم اینکه از همان ابتدا رای گیری بر اساس سمت باشد. هیئت منتخب باید تا سال بعد که هیئت بعدی انتخاب و به کار مشغول میشود خدمت نماید.


تبصره: هر یک از اعضای هیئت میتوانند برای یک دوره دو ساله حداکثر سه دوره متوالی انتخاب شوند.


هیئت مدیره، با رعایت آیین نامه یا رای اکثریت در جلساتی که به نحو مناسبی فراخوانی شده اند، کنترل کامل امور انجمن و مدیریت آنرا بر عهده خواهد داشت.


  1. جلسات هیئت مدیره هر زمان که لازم باشد باید برگزار گردد، و حداقل آن یک بار در ماه می باشد که باید توسط رئیس یا شخصی که این وظیفه به او محول شده به اطلاع اعضای هیئت برسد. جلسه ویژه می تواند با درخواست کتبی دو نفر از اعضای هیئت به رئیس و با ذکر موضوع صورت بگیرد. سایر اعضای هیئت حداقل باید سه روز زودتر از موعد بوسیله تلفن، فاکس یا ایمیل از موضوع مطلع شوند.
  2. حد نصاب لازم برای تشکیل جلسات چهار نفر می باشد. چنانچه جلسه ای با حضور چهار نفر از اعضا تشکیل شود نیازی به اطلاع دادن به دو نفر دیگر نمی باشد، به شرط آنکه تصویب هرگونه تصمیمی در جلسه بعدی پس از فرخوانی همه اعضا صورت گیرد، در غیر این صورت هرگونه تصمیمی باطل خواهد بود.
  3. با هر یک از اعضای هیئت که مرتکب خطا نسبت به اصول انجمن گردد همچون سایر اعضای انجمن طبق بند د- 4 برخورد خواهد شد.
  4. هر جای خالی در هیئت مدیره پس از انتخابات بایستی توسط حداقل دو نفر از اعضای خوش سابقه پر شود. سپس یک نفر از بین آنها توسط اعضای منتخب هیئت مدیره برگزیده می شود.
  5. جای خالی رئیس را معاون او پر می کند.
  6. چنانچه چهار تن از اعضای هیئت مدیره استعفا دهند، دو نفر باقیمانده بایستی اعلام اجلاس عمومی برای برگزاری انتخابات جدید نمایند.
  7. افراد غیر عضو هیئت مدیره نیز می توانند به دلایل خاص و بنا به دعوت اعضای هیئت مدیره در جلسات شرکت نمایند.

وظایف و مسئولیت ها

افسر های انجمن شامل رئیس، معاون، منشی و خزانه دار است.

  • رئیس: رئیس، افسر ارشد انجمن است. وظایف رئیس:
    • مسئول و جوابگوی امور انجمن، از جمله اجرای کامل آیین نامه می باشد.
    • همه جلسات انجمن و هیئت مدیره را هدایت و اداره می کند. در غیبت او معاونش هدایت جلسه را بر عهده می گیرد. چنانچه هر دو غایب باشند سایر اعضا یکی را از بین خود برای اداره جلسه انتخاب می کنند.
    • اعضای هیئت مدیره را برای برگزاری جلسه مطلع می کند.
    • سخنگوی اصلی انجمن است. مبلغ اهداف سازمان بین اعضا و مخاطب رسانه ها است.
    • باید نسبت به انتصاب سرپرست برای کمیته های تحت امر اطمینان حاصل کند.
    • عضو سابق کمیته های تحت امر بوده است.
    • یکی از امضا کنندگان چک و سایر مدارک از قبیل قراردادها و درخواست نامه ها است.
    • رهبری فعالیت های اقتصادی برای ایجاد پشتوانه مالی (Fund raising)را دارد.
    • تهیه گزارش مجمع عمومی سالانه بر عهده اوست.
    • توجیه رئیس جدید.

معاون

  • معاون کسی است که وظایف رئیس را در صورتی که او خودش نتواند انجام دهد به عهده می گیرد. این وضعیت در صورتی که رئیس بیمار، غایب و یا اینکه اصلا رئیسی وجود نداشته باشد پیش می آید. وظایف معاون:
    • به عنوان یک مشاور همکاری نزدیکی با رئیس دارد.
    • یکی از امضا کنندگان چک و سایر مدارک است.
    • توجیه معاون جدید.

منشی

  • منشی صورت جلسات، گزارشات و سوابق را نگهداری می کند. وظایف منشی:
    • در تمام جلسات انجمن و هیئت مدیره شرکت کرده، صورت جلسات را تهیه نموده و نگهداری می کند.
    • مسئول مهر انجمن است که هر گاه از آن استفاده شد باید با امضا او و رئیس، یا در صورت غیبت یکی ازNآنها، با امضای معاون سندیت ایجاد شود. در غیبت منشی وظایف وی به افسری که از سوی هیئت تعیین می گردد محول می گردد.
    • نگهداری آدرس و سابقه همه اعضای انجمن، ارسال اطلاعیه های جلسات مختلف در صورت لزوم، دریافت و تحویل حق عضویت سالانه یا سایر هزینه هایی که توسط انجمن وضع می گردد را بر عهده دارد. این پول ها باید در اسرع وقت جهت سپردن در بانک، موسسه مالی، اعتباری یا خزانه تحویل خزانه دار گردد.
    • حفظ و نگهداری مکاتبات، قراردادها و دیگر مدارک مهم انجمن را بر عهده دارد.
    • ارسال اطلاعیه جلسات گوناگون انجمن و هیئت مدیره را بر عهده دارد.
    • عایدات برگشتی سالانه، اصلاحات آیین نامه و سایر مدارک حقوقی مربوط به ثبت اتحادیه را فایل میکند.
    • توجیه منشی جدید.

خزانه دار

  • خزانه دار اداره کننده امور مالی انجمن است. وظایف خزانه دار:
    • ارائه کلیه جزئیات مربوط به دریافت و پرداخت ها به هیئت مدیره در صورت درخواست، تهیه اظهارنامه
    • وضعیت مالی برای ارائه در مجمع عمومی سالانه و هر زمان دیگر که لازم باشد، و ارائه یک نسخه از آن به منشی انجمن برای بایگانی سوابق.
    • دریافت وجوه پرداختی از منشی و سپردن آن در بانک، موسسه مالی، اعتباری یا هر خزانه ای که هیئت مدیره تعیین نماید.
    • یکی از امضا کنندگان چک و دیگر اسناد در معیت یکی دیگر از افسر ها می باشد.
    • مسئول حسابرسی سرمایه سازمان، بودجه وهزینه ها است.
    • حساب دقیق و کامل همه دریافت و پرداخت های سازمان را دارد.
    • تهیه و تسلیم عایدات سالانه به سازمان درآمدهای کانادا بر عهده اوست.
    • برای بررسی اظهارنامه مالی با حسابدارها و بازرس های انجمن همکاری می کند.
    • توجیه خزانه دار جدید.

کارپرداز ها

  • همه اعضای هیئت علاوه بر وظایف خاص خود، کارپرداز نیز هستند.

اعضای سابق هیئت

  • رئیس سابق هیئت، یا در صورت عدم دسترسی به وی، رئیس پیش از او باید به عنوان عضو فاقد رای در کنار هیئت مدیره جدید جهت دنبال نمودن سیاست ها و فعالیت های ناتمام پیشین انجمن باقی بماند.

کمیته ها (واحدها)

هیئت مدیره قدرت دارد کمیته هایی را تشکیل داده و عملکرد و مسئولیت های آنها را تعیین نماید.

  • هیئت مدیره اعضای کمیته را تعیین می نماید.
  • رئیس هر کمیته یکی از اعضای هیئت مدیره خواهد بود.

کمیته های دائمیکمیته آیین رسمی یا برنامه های ویژه

  • مسئولیت سازماندهی مراسم و برنامه های ویژه را دارد.

کمیته نامزدی

  • کار این کمیته تهیه فهرست نامزدهای هیئت مدیره بعدی پیش از مجمع عمومی سالانه است.

کمیته عضویت

  • کار این کمیته جذب اعضای جدید و تشریح مزایای عضویت است.

کمیته های تک منظوره یا موقتی کمیته بازنگری آیین نامه

  • کار این کمیته بازنگری و روزآمد کردن آیین نامه و گزارش به هیئت مدیره برای بحث و بررسی و رای گیری در مجمع عمومی سالانه است.

کمیته مالی یا جمع آوری سرمایه

  • مسئولیت ایجاد و تکمیل سیاست های مالی هیئت را دارد.
  • مسئولیت ایجاد و تکمیل سیاست های مالی هیئت را دارد.
  • خزانه دار معمولا هدایت این کمیته را بر عهده داشته و یا در آن عضو است.

کمیته حسابرسی

  • بازرسی دارایی ها و اظهارنامه های مالی انجمن.
  • خزانه دار معمولا هدایت این کمیته را بر عهده داشته و یا در آن عضو است.

کمیته مشورت

  • در موارد خاص خدمات کارشناسی و مشورتی به هیئت مدیره ارائه می دهد.

حسابرسی

دفاتر، حساب ها، دارایی ها و گزارشات مالی انجمن حد اقل یک بار در سال باید توسط یک حسابدار ذیصلاح یا دو نفر از اعضای انجمن که برای این منظور انتخاب شده اند 30 روز قبل از مجمع عمومی سالانه مورد بازرسی قرار بگیرند.
یک گزارش مالی کامل باید توسط حسابرس در مجمع عمومی سالانه ارائه گردد. روز سی ام ماه ژوئن هر سال بعنوان آخرین روز سال مالی انجمن محسوب می گردد.
دفاتر و گزارشات مالی می تواند توسط هر یک از اعضای انجمن در مجمع عمومی سالانه یا هر زمان دیگر با درخواست قبلی مورد بررسی قرار گیرد. این دفاتر و گزارشات باید برای همه اعضای هیئت مدیره قابل دسترسی باشند.

جلسات

  1. مجمع عمومی سالانه : انجمن بایستی حد اکثر تا پانزدهم ژوئن هر سال مجمع عمومی سالانه را برگزار نماید. آعلامیه آن نیز بایستی دو هفته پیش از مجمع به جدیدترین آدرس پستی یا ایمیل اعضا فرستاده شود.
  2. جلسه عمومی : رئیس انجمن هر زمان ممکن است بنا به دستور هیئت مدیره فراخوان جلسه عمومی نماید. اعلامیه آن نیز باید 10 روز پیش از جلسه به جدیدترین آدرس پستی یا ایمیل اعضا فرستاده شود.
  3. جلسه عمومی ویژه : این جلسه بنا به درخواست کتبی 20 تن از اعضای خوش سابقه انجمن توسط رئیس انجمن فراخوانی می شود. اعلامیه آن نیز باید 10 روز پیش از جلسه به جدیدترین آدرس پستی یا ایمیل اعضا فرستاده شود.

حدنصاب لازم برای جلسات ویژه : برای رسمیت چنین جلساتی حضور 50 درصد اعضای خوش سابقه باضافه یک نفر الزامی است. چنانچه این حد نصاب تامین نگردد، در همان جلسه تاریخ دیگری تعیین شده که با هر تعداد از اعضای حاضر رسمیت خواهد داشت.

رای گیری

اعضای خوش سابقه بالای 18 سال سن دارای حق رای در جلسات عمومی انجمن هستند. رای دادن باید حضورا انجام بگیرد. اشخاص میتوانند به نمایندگی از طرف اعضای خانواده خود که بالای 18 سال سن داشته و جزو اعضای خوش سابقه انجمن بوده اند رای دهند.

حق الزحمه

خدمات ارائه شده توسط هیئت مدیره ماهیت داوطلبانه داشته و هیچ گونه حق الزحمه یا پاداشی به آنان تعلق نمی گیرد.